Total Tayangan Halaman

PEMBELAJARAN KEARSIPAN

Selasa, 05 Desember 2017

Kearsipan


Pengertian Kearsipan




          Istilah arsip dalam bahasa Belanda disebut  “Archief”. Kata ini juga berasal dari bahasa Yunani yaitu “Arche” yang berarti permulaan. Kemudian dari kata  “Arche”  ini berkembang menjadi kata  “Archia” yang berarti catatan. Selanjutnya dari kata  “Archia”  berubah lagi menjadi kata  “Ar-chieon”  yang berarti Gedung Pemerintahan. Sedangkan dalam bahasa Latin disebut “Archium”. Pada akhirnya dalam bahasa Indonesia dipakai istilah “Arsip” sampai sekarang ini (Sedarmayanti, 2001, 7). 
Kearsipan adalah tata cara pengurusan penyimpanan warkat menurut aturan dan prosedur yang berlaku dengan mengingat 3 unsur pokok yang meliputi: penyimpanan (sorting), penempatan (placing), dan penemuan kembali (Mulyono, dkk. 1985:3).

Pengertian Arsip di Indonesia, diatur dalam Undang-Undang No.7 tahun 1971 tentang “Ketentuan Pokok Kearsipan” pada Bab I pasal 1 berbunyi sebagai berikut : 
  1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan Pemerintah. 
  2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan swasta dan/atau perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kebangsaan. 

Menurut Pasal 3 Undang-undang No. 7 tahun 1971 mengatakan bahwa tujuan kearsipan ialah menjamin keselamtan bahwa pertanggung jawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban bagi kegiatan pemerintah. 

Sistem kearsipan yang dijalankan oleh suatu instansi dikatakan baik apabila mempunyai ciri-ciri (Warsanto, 1991 : 30-32) sebagai berikut : 
1.  Mudah dilaksanakan 
Sistem kearsipan harus mudah dilaksanakan, sehingga tidak menimbulkan kesulitan baik dalam penyimpanan, pengambilan maupun dalam pengembalian arsip-arsip. 
2.      Mudah dimengerti 
Sistem  kearsipan harus mudah dimengerti oleh para pegawai kearsipan sehingga tidak  menimbulkan banyak kesalahan dalam pelaksanaannya. Dengan kata lain, sistem kearsipan harus disesuaikan dengan jenis dan luasnya ruang lingkup kegiatan organisasi. 
3.  Murah/Ekonomis 
Sistem  kearsipan yang diselenggarakan harus mudah/ekonomis baik dalam pengeluaran dana/biaya maupun dalam pemakaian tenaga, peralatan atau perlengkapan arsip. 
4.  Tidak memakan tempat 
Yang dimaksud dengan tempat adalah tempat menyimpan arsip-arsip yang harus disimpan oleh suatu badan pemerintah atau swasta. Tempat penyimpanan dapat berupa ruangan, bangunan atau gudang (gedung arsip), rak arsip, lemari dan sebagai terlepas dari jenis dan bentuk tempat yang dipergunakan pada dasarnya  sistem  kearsipan yang dilaksanakan jangan terlalu banyak memakan tempat. 
5.  Mudah dicapai 
Sistem kearsipan yang dilaksanakan hendaknya cocok atau sesuai dengan jenis dan luas lingkup kegiatan organisasi. Suatu  sistem  kearsipan yang baik bagi suatu organisasi belum tentu baik atau cocok apabila dilaksanakan oleh organisasi lain. 
6.  Fleksibel atau luwes 
Fleksibel atau luwes artinya  sistem  filing  yang digunakan dapat diterapkan disetiap satuan organisasi dan dapat mengikuti perkembangan organisasi. Perlu diingat bahwa organisasi bersifat dinamis (berkembang), jadi jangan sampai  filing  yang dilaksanakan setiap saat berubah yang disebabkan oleh perkembangan organisasi. 
7.  Dapat mencegah kerusakan dan kehilangan arsip 
Salah satu tujuan kearsipan adalah menyimpan dengan baik, memelihara dan mencegah dari berbagai macam bentuk kerusakan. Oleh karenaitu,  sistem kearsipan yang dilaksanakan harus dapat mencegah campur tangan orang-orang yang tidak bertanggung jawab, yang tidak berwenang bertugas dalam bidang kearsipan. Arsip-arsip harus terpelihara dari berbagai macam bentuk kerusakan yang disebabkan oleh binatang, serangga, rayap dan kelembapan udara. 
8.  Mempermudah pengawasan 
Untuk mempermudah pengawasan dalam bidang kearsipan,  sistem kearsipan akan dilaksanakan dibantu dengan mempergunakan berbagai macam perlengkapan/peralatan misalnya : 
  • Kartu Indeks 
  • Lembar Pengantar 
  • Lembar Tunjuk Silang 
  • Kartu Pinjaman Arsip atau out slip dan sebagainya. 

Fungsi Kearsipan
Arsip berfungsi sebagai penyelenggaraan kegiatan administrasi kantor dimana berdasarkan fungsinya dibedakan menjadi dua bagian yaitu:
a. Arsip Dinamis
Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan, kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. Arsip dinamis dibagi menjadi dua yaitu :
  1. Arsip dinamis Aktif, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara terus menerus bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan untuk pengelolaan dari suatu organisasi/kantor.
  2. Arsip dinamis In Aktif, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara terus menerus atau frekwensi penggunaannya adalah jarang, atau hanya digunakan referensi saja.
b. Arsip Statis
Adalah arsip yang digunakan secara langsung untuk perencanaan kehidupan kebengsaan pada umumnya maupun untuk pelaksanaan sehari-hari administrasi negara. Arsip statis ini merupakan pertanggungjawaban nasional bagi pemerintahan dan nilai gunanya penting untuk generasi yang akan datang.

Perlindungan Arsip
Perlindungan arsip adalah usaha untuk melindungi arsip dari berbagai kemungkinan yang terjadi (kejadian, peristiwa, perbuatan, serangan hama pemakan /perusak arsip) sehingga arsip tidak aman (hilang, rusak dan sebagainya).
Tujuan perlindungan arsip ialah mengadakan penjagaan agar arsip-arsip :
  1. Tidak hilang.
  2. Tidak jatuh ke tangan-tangan orang yang tidak bertanggung jawab.
  3. Tidak disalahgunakan oleh orang-orang atau pihak-pihak tertentu untuk mencari keuntungan/kepentingan pribadi.
  4. Tidak cepat/mudah rusak.

Penyimpanan arsip
Penyimpanan arsip hendaknya dilakukan dengan mempergunakan suatu sistem tertentu yang memungkinkan :
  1. Penemuan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan.
  2. Pengambilan arsip dari tempat penyimpanan dapat dilakukan dengan mudah.
  3. Pengembalian arsip ke tempat penyimpanan dapat dilakukan dengan mudah.

Daftar Pustaka
·         Amsyah, Zulkifli. 1989. Manajemen Kearsipan, PT. Gramedia, Jakarta.
·         Moekijat. 1989. Administrasi Perkantoran, CV. Mandar Maju, Bandung.
·         Mulyono, Sularso. 1985. Dasar-dasar kearsipan, liberty, Yogyakarta.
·         Sedarmayanti, DR.M.Pd,  Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern, Penerbit CV. Mandar Maju, Bandung, 2003.
·         http://www.kajianpustaka.com/2013/11/administrasi-kearsipan.html

Diposting oleh di

Tidak ada komentar:

Posting Komentar

Langganan: Posting Komentar (Atom)