Pengelolaan Surat

Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar

1.     Prosedur Pengelolan surat masuk

a.    Penerimaan

           1) Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk,

           2) Meneliti ketepatan alamat si pengirim surat,

           3) Menggolongkan surat sesuai dengan urgensi penyelesaian,

           4) Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat telah diterima.

b.   Penyortiran

Penyortiran dapat dilakukan berdasarkan atas golongan surat biasa, rutin dan rahasia. Penyortiran adalah kegiatan memisah-misahkan surat untuk pengolahan lebih lanjut.

c.    Pencatatan

Setelah surat dicatat distempel (cap) serta memeriksa ketepatan jenis ataupun jumlah lampiran yang harus diterima maka langkah berikutnya adalah melakukan pencatatan.

d.   Mengagendakan surat masuk.

Mengagendakan surat adalah kegiatan mencatat surat masuk dan surat keluar kedalam buku agenda (buku harian). Buku ini bisa disebut Buku Agenda Masuk (Daily Mail Record). Petugasnya dinamakan agendaris (mail clerk). Setiap surat masuk dicatat dan diberi nomor agenda surat masuk

e.    Pengarahan dan penerusan

Surat-surat yang perlu diproses lebih lanjut, harus diarahkan dan diteruskan kepada pejabat yang berhak mengolahnya.

f.     Penyampaian surat

Penayampaian surat dilakukan oleh petugas pengarah atau ekspedisi yang dilaksanakan dengan langkah- langkah sebagai berikut:

a.       Surat yang sudah berdisposisi terlebih dahulu dicatat dalam buku Ekspedisi Intern.

b.      Menyampaikan surat terlebih dahulu melalui buku ekspedisi kepada pejabat yang bersangkutan.

c.       Petugas pengarah atau ekspedisi mengembalikannya kepada urusan   agenda untuk dicatat dalam buku   pengarahan.

d.      Penyimpanan berkas atau arsip surat masuk

Penyimpanan berkas atau arsip surat dari pimpinan dilakukan oleh unit pengolah dengan mempergunakan metode kearsipan yang berlaku untuk kantor tersebut. (Ating Tedjasutisna, dkk, 2000:167).

            Dilihat dari pengelolaan surat yang yang diterima oleh instansi(surat masuk) dan yang keluar (surat keluar) dari instansi harus memperhatikan beberapa prosedur untuk mencapai efisiensi kerja dankelancaran administrasi surat menyurat. Adapun prosedur pengelolaan suratmasuk dan surat keluar menurut (Sutarto,1981:238) adalah sebagai berikut :

1.      Prosedur Pengelolaan Surat Masuk

Surat masuk dalam keadaan tertutup dapat dibedakan menjadi surat pribadi, surat dinas dan surat rahasia.

ü  Surat pribadi adalah surat dari perseorangan kepada orang lain ataukepada organisasi. Dilihat dari isinya surat  pribadi dapat dibedakan menjadi :

a)      Surat pribadi yang bersifat resmi, yaitu surat yang dikirim kepada pejabat  instansi atau kepada organisasi, contoh surat permohonan dan surat lamaran pekerjaan. Surat pribadi yang bersifat resmi harus menggunakan bahasa yang standar atau bahasa remi.

b)      Surat yang bersifat pribadi (prive) contoh nya adalah surat kepada teman, kerabat atau keluarga. Surat pribadi memiliki kebebasan dan suasana yang akrab serta santai.

ü  Surat dinas dibagi menjadi beberapa antara lain :

Surat dinas pemerintah adalah surat resmi yang digunakan oleh instansi pemerintah untuk kepentingan administrasi pemerintahan.Surat niaga adalah surat yang terutama dipakai oleh perusahaan niaga untuk urusan perniagaan /bisnis atau jual beli.

ü  Surat rahasia

Surat rahasia adalah surat yang boleh dibuka dan diketahui isinya oleh orang yang dituju. Surat rahasia harus memakai sampul lebih dari satu, dan pada sampul dituliskan kata RAHASIA (Confidensial) atau RHS.

2.      Prosedur Pengelolaan Surat keluar

·        Menerima pendektean surat atau konsep tertulis dari atasan secara langsung dan tidak langsung.

·        Membuat konsep dengan tulisan tangan.

·        Mencatat pada buku registrasi surat keluar (buku agenda surat keluar).

·        Mengetik konsep surat.

·        Mengetik surat dalam bentuk akhir

·        Meminta tanda tangan pada pimpinan

·        Mengecek surat yang akan dikirim

·        Mendistribudikan surat.

Mengarsip Surat (Filling)

            Filing menurut Basir Barthos ( 2005  :  43 ) adalah proses pengaturan dan penyimpanan bahan –bahan secara sistematis, sehingga bahan-bahan tersebut dengan mudah dan cepat dapat ditemukan kembali setiap kali diperlukan. Ada lima sistem diantaranya :

a.       Sistem Abjad

Sistem Abjad adalah suatu sistem penyimpanan yang didasarkan atas urutan abjad, jadi pemberian kode warkat yang akan disimpan dalam arsip dengan menggunakan abjad A – Z. Kode abjad tersebut diindeks dari nama orang, organisasi atau badan lain yang sejenis.

b.      Sistem Pokok Soal ( Subyek )

Sistem pokok soal ( subyek) adalah penyimpanan arsip yang didasarkan atas perihal surat (pokok soal isi surat ).

c.       Sistem Tanggal (Kronologis )

Sistem tanggal  ( kronologis ) adalah penyimpanan yang didasarkan atas tanggal surat atau tanggal penerimaan surat.

d.      Sistem Nomor ( numeric filling )

Sistem Nomor dalam penyimpanan arsip dimasudkan, bahwa arsip yang akan disimpan di beri Nomor kode dengan angka – angka.

e.       Sistem Wilayah

Penimpanan arsip yang didasrkan atas sistem wilayah  adalah penimpanan yang dikelompokan atas wilayah – wilayah tertentu.